AI har gjort det enklare än någonsin att komma igång med nya system, interna verktyg och digitala arbetsflöden. Det som tidigare kunde kräva mycket tid för att ens ta fram en första prototyp går idag ofta betydligt snabbare.
Det gör också att fler företag börjar fundera på om de ska bygga egna versioner av system de redan använder. Ett eget CRM, ett eget projektsystem, ett eget ekonomiflöde eller en egen intern plattform som ersätter något man betalar för idag.
Det är en förståelig tanke. Om tekniken gör det enklare att bygga, varför inte bygga själv?
Men bara för att något går att bygga betyder det inte alltid att det bör byggas. Ofta är det smartare att bygga komplement till det som redan fungerar, i stället för att försöka ersätta hela system.
Det är lätt att underskatta färdiga system
Många färdiga system kan se ganska enkla ut på ytan. Ett CRM kan verka vara en lista med kunder. Ett projektsystem kan se ut som uppgifter, statusar och kommentarer. Ett ekonomisystem kan upplevas som formulär, fakturor och rapporter.
Men bakom den till synes enkla ytan finns ofta många års funktionalitet, förbättringar och specialfall.
Det handlar om behörigheter, historik, exportfunktioner, integrationer, support, säkerhet, notifieringar, loggar, rapporter och alla små detaljer som användare förväntar sig ska fungera.
När man betalar för ett färdigt system betalar man därför inte bara för gränssnittet. Man betalar också för drift, underhåll, vidareutveckling och för att någon annan tar ansvar för mycket av komplexiteten.
Bygg inte en kopia av hela systemet
Om ett företag redan använder exempelvis ett CRM, ett ekonomisystem, en e-handelsplattform eller ett projektsystem är det ofta både dyrt och riskabelt att försöka ersätta allt.
Ett nytt system behöver då inte bara lösa den nya idén eller det specifika problemet. Det behöver också täcka alla gamla behov, alla invanda arbetsflöden och alla specialfall som redan finns i det befintliga systemet.
Det är här många egna system blir större än man först tänkt.
Det börjar med en tydlig idé: “vi bygger bara vår egen version”. Men ganska snabbt dyker det upp frågor om användare, behörigheter, import, export, historik, rapporter, integrationer, supportflöden och gamla data som måste följa med.
Risken är att man lägger mycket tid på att bygga en sämre version av något som redan fungerar tillräckligt bra.
Bygg det som saknas
I många fall är det bättre att inte ersätta systemet, utan att bygga det som saknas runt det.
Det kan vara en dashboard som samlar viktig information från flera olika system. Det kan vara ett internt arbetsflöde som gör vardagen enklare för personalen. Det kan vara en integration som minskar manuellt dubbelarbete.
Det kan också vara en kundportal, en specialrapport, en automatisering eller ett litet verktyg för en specifik process som det färdiga systemet inte hanterar på ett bra sätt.
Den typen av lösningar blir ofta mer träffsäkra. De konkurrerar inte med systemen som redan fungerar, utan förstärker dem.
I stället för att bygga ett helt nytt CRM kanske det räcker att bygga en bättre vy för säljarna. I stället för att ersätta ekonomisystemet kanske det räcker att bygga ett flöde som kopplar ihop order, fakturering och rapportering. I stället för att skapa en helt ny e-handelsplattform kanske det är specialhanteringen bakom orderflödet som behöver utvecklas.
När är det värt att bygga eget?
Det finns absolut lägen där det är rätt att bygga eget.
Om processen är unik för verksamheten kan ett färdigt system kräva för många kompromisser. Om lösningen ger en tydlig konkurrensfördel kan det vara värt att äga mer av tekniken själv. Om manuellt arbete tar mycket tid kan ett skräddarsytt verktyg snabbt skapa stort värde.
Det kan också vara rätt att bygga eget när flera system behöver prata med varandra, men där inget av systemen löser helheten på ett bra sätt.
Ett annat vanligt fall är när användarna behöver ett enklare gränssnitt än originalsystemet erbjuder. Då kan man bygga ett eget lager ovanpå befintliga system, där användarna bara ser det som är relevant för deras arbete.
Det viktiga är att det egna systemet löser ett tydligt problem, inte bara ersätter något för att det känns möjligt.
När bör man använda det som redan finns?
Färdiga system är ofta rätt val när behovet är standardiserat.
Bokföring, fakturering, CRM, nyhetsbrev, e-handel, projekthantering och support är exempel på områden där det redan finns många välutvecklade tjänster. Om ett befintligt system löser problemet tillräckligt bra är det ofta mer rationellt att använda det.
Det gäller särskilt när drift, säkerhet, regelefterlevnad och support är viktigare än total kontroll.
Man bör också väga licenskostnaden mot kostnaden att bygga och underhålla själv. Ett system som kostar några tusen kronor i månaden kan kännas dyrt, men om alternativet är att bygga, vidareutveckla, felsöka och förvalta samma funktionalitet internt kan det färdiga systemet fortfarande vara det billigare valet.
AI som hjälpmedel, inte som ursäkt för att bygga allt
AI kan vara ett väldigt bra hjälpmedel i utveckling. Det kan göra det snabbare att prototypa, testa idéer, skapa interna verktyg och komma vidare i projekt som annars hade fastnat tidigt.
Men AI tar inte bort behovet av tekniska vägval.
Det behöver fortfarande finnas en tanke kring arkitektur, data, säkerhet, integrationer, underhåll och hur lösningen ska fungera över tid. Ett system är inte färdigt bara för att det går snabbt att bygga en första version.
AI gör det enklare att bygga, men inte automatiskt enklare att äga.
Därför blir det ännu viktigare att välja rätt saker att bygga. Inte allt som är möjligt, utan det som faktiskt skapar värde.
Behöver du hjälp att bygga smart runt dina befintliga system?
Har ni system som fungerar, men där arbetsflödena runt dem fortfarande är manuella, tidskrävande eller svåra att överblicka?
På Probyte hjälper vi företag att koppla ihop befintliga system, bygga interna verktyg, automatisera arbetsflöden och ta fram skräddarsydda lösningar där färdiga system inte riktigt räcker till.
Ofta handlar det inte om att ersätta allt. Det handlar om att bygga rätt del.